Het nieuwe normaal, hybride werk, nwow@home… Hoe we het ook noemen, het thema van de herinrichting van de werkomgeving – en de uitbreiding ervan tot bij onze werknemers thuis – staat in het middelpunt van alle discussies. Dit artikel is geschreven in samenwerking met het HR magazine Peoplesphere.
Samenvatting
De opkomst van structureel telewerken
Zij hebben behoefte aan een efficiënte, comfortabele en ergonomische omgeving, zelfs wanneer zij het grootste deel van hun tijd doorbrengen in een persoonlijke privé-ruimte die onder de druk van de pandemie hun primaire werkplek is geworden. Gelukkig beginnen er oplossingen te komen om het aanbod van catalogi via cafetariaplannen uit te breiden, met name tot kantoormeubilair.
Zelfs voordat we het zogenaamde coronavirustijdperk ingingen, waren alternatieve/flexibele vergoedingen, waaronder cafetariaplannen, in opkomst in onze ondernemingen. Gebruiksgemak, een verscheidenheid aan extralegale voordelen en een hoge mate van aanpassing van het beloningspakket behoren tot de voordelen die aan een groeiend aantal werknemers worden aangeboden.
Sindsdien is structureel telewerken ingeburgerd geraakt en het betreft nu bijna 40% van de beroepsbevolking (vergeleken met ongeveer 27% voor het begin van de pandemie): dit betekent dat, rekening houdend met alle werknemers, ook die in de frontline, waar een fysieke aanwezigheid op de werkplek essentieel is, bijna 4 op de 10 mensen ten minste één dag per week thuis werken.
Voor sommigen onder hen is telewerk zelfs een normale situatie geworden, sterk aanbevolen en vervolgens opgelegd door de overheid, en wordt het nu begunstigd door hun bedrijven, die nieuwe vormen van samenwerking zijn aangegaan.
Ergonomie en telewerken
Het is logisch dat telewerkers hun werkgever vragen hen te helpen hun faciliteiten te verbeteren. Het is zowel een kwestie van productiviteit als van preventie, gezondheid en welzijn… Het is dan ook niet verwonderlijk dat wij een toename zien van de catalogus van producten die aan de werknemers worden aangeboden in het kader van hun cafetariaplan.
Als aanbieder van IT-oplossingen probeert Econocom bijvoorbeeld zijn klanten te ondersteunen door de mogelijkheid te bieden kantoorapparatuur en -meubilair te kopen via het portaal dat tot voor kort was gewijd aan klassieke IT-devices zoals smartphones, laptops, tablets, enz.
In de administratieve circulaire die eind februari werd gepubliceerd, verduidelijkt de regering de mogelijkheden die in aanmerking komen voor gunstige beloningsregelingen.
Marc Nagelmackers, specialist in alternatieve verloningsplannen en mobiliteitsoplossingen bij Econocom, licht toe: “De recente beslissingen van de regering laten toe dat de werkgever de kantooruitrusting betaalt die werknemers wensen aan te schaffen om hun werkcomfort te verbeteren, op voorwaarde dat ze binnen een structureel telewerkregime vallen (minimum 1 dag/week).
Zo kunnen we verder gaan dan de traditionele computerwerkinstrumenten en randapparatuur – printer, scanner, headset, monitor, toetsenbord… – en ook rekening houden met een stoel, een tafel, een kast of een bureaulamp van professionele kwaliteit
Structurele telewerkcirculaire
Het volstaat dat de werkgever de uitrusting onder normale omstandigheden op de arbeidsplaats ter beschikking stelt en dat het bedrag ervan redelijk is om in aanmerking te komen.
De in de circulaire genoemde voorbeelden zijn duidelijk. Marc Nagelmackers vervolgt: “Laten we als voorbeeld een werkgever nemen die een vaste bureauvergoeding van 129,48 euro per maand toekent aan werknemers die structureel en regelmatig telewerken. Naast deze forfaitaire kantoorvergoeding kan de werkgever ook de door de werknemer aangeschafte bureaustoel vergoeden.
Beide vergoedingen kunnen in aanmerking worden genomen als eigen kosten van de werkgever. De werkgever kan besluiten tot terugbetaling via een eenmalige betaling of gespreid over meerdere jaren, afhankelijk van de overeengekomen gebruiksduur van de betrokken apparatuur.
In dit geval zou, indien de werkgever de aankoop van een andere bureaustoel tijdens de normale gebruiksperiode zou vergoeden, dit tweede bedrag als belastbaar loon worden beschouwd. Hetzelfde geldt voor onredelijke aankopen (luxe-apparatuur of apparatuur die niet voldoet aan de normen die in het kader van de normale werkzaamheden worden gehanteerd).
In alle gevallen moet de werkgever ervoor zorgen dat de nodige bewijsstukken beschikbaar zijn. Wij van onze kant zorgen voor de levering van geschikt materiaal door gebruik te maken van platforms en catalogi die hun waarde reeds hebben bewezen bij onze klanten voor de levering van ICT-apparatuur.”
Terwijl veel gezondheidsspecialisten, waaronder bedrijfsartsen, onze aandacht vestigen op de ergonomische en psychosociale risico’s van telewerken, moeten we vandaag blij zijn dat de regering een gunstig belastingstelsel heeft goedgekeurd…
Het is gewoon een kwestie van coherentie, zodat de opgelegde afstandsmaatregelen kunnen worden ondersteund door passende beloningsinstrumenten.
Advies nodig bij het integreren van ergonomische meubelen voor structureel homeworking in een cafetariaplan? Neem contact op met ons.