De voorbije twee jaar is het klassieke aankoopproces haast ongemerkt geëvolueerd. Onder impuls van de circulaire gedachte wint het principe van device-as-a-service aan populariteit en dat heeft een impact op de inkoop van materiaal door organisaties. We beginnen met het goede nieuws: aankopers denken minder in specificaties, maar gaan hun behoeften veeleer functioneel omschrijven. Weg met de lange bestekken!In de IT-branche is het al bijna de standaard dat de leverancier adviseert welke hard- en software past voor het beoogde doel van de opdrachtgever. Maar in het verleden gaven ook hier aankopers veel detail mee over producten die ze wilden aankopen of een zo volledig mogelijke beschrijving van de gewenste oplossing.
Vandaag moeten hun organisaties sneller inspelen op nieuwe omstandigheden, kijk maar naar de actuele coronacrisis. Daarmee fluctueren ook hun behoeften waardoor ze niet langer gewoon vorige bestekken kunnen kopiëren.
Meer vertrouwen in kennis van de markt
Leveranciers krijgen dus minder technische details dan vroeger. Ze moeten het rooien met een goede omschrijving van waar hun innovatieve oplossing volgens de aankopers aan moet voldoen. De aankoper geeft niet langer aan wat hij wil, maar wat hij nodig heeft.
Een andere belangrijke aanleiding voor de meer functionele benadering is dat aankopers vandaag door hun meer strategische positie in de organisatie ook verantwoording afleggen voor de materialen en producten die ze aanbrengen.
Het betekent dat ze van bij de voorbereiding al kijken naar de mogelijkheden na het gebruik in hun organisatie – ze willen transparantie over de volgende loops van hun producten.
Aankoop koppelen met een standaard afvalcontract is passé.
Geen prijs voor enkelvoudig gebruik maar totale kost
Ten slotte is ook de loutere blik op prijs stilaan voorbijgestreefd. Zeker in de publieke sector is dat element haast uit de wetgeving op de overheidsopdrachten verdwenen.
Steeds meer kijkt aankoop naar de volledige kost of de levenscycluskost over een volledige gebruiksduur.
Om al deze redenen geraakt functioneel specifiëren stilaan ingeburgerd. Het is een manier van aankopen waarbij je zo goed mogelijk probeert te beschrijven welke functie het product of de oplossing moet gaan invullen voor jou als gebruiker. Wat moet het precies doen? We gaan dus veel meer in detail gaan beschrijven hoe die behoefte moet worden ingevuld. Laten we een paar aankoopvoorbeelden bekijken.
Aankoopvoorbeelden
Verlichting
Zeg niet ‘wij willen x verlichtingsarmaturen met x extra lampen die we zelf kunnen vervangen’, maar ‘wij willen x aantal uren licht per dag met minstens x lumen en met smart metering-opties waardoor we onze energiefactuur met een bepaald percentage kunnen doen dalen’. Schiphol stopte 3.000 displays in een circulair model, waarbij de leverancier eigenaar blijft.
Tapijt
Om de vloer van kantoorgebouwen te bekleden zegt men niet langer ‘ik zoek x vierkante meter tapijt’ maar ‘een akoestische, luchtzuiverende vloerbekleding die efficiënt te onderhouden is en hersteld wordt door de service provider met zicht op een volgend, gerecycleerd gebruik’.
De VVSG maakt bijvoorbeeld gebruik van flooring-as-a-service in zijn nieuw kantoorgebouw in Brussel.
Werkplekken
Ook hier legt men niet langer aantallen en types tafels en stoelen op maar dat de werkplek “veeleer ergonomisch moet zijn, dat er een honderdtal medewerkers zijn voor 400 m² met een bezettingsgraad van 70%.”
Een voorbeeld van een circulaire werkplekaanbieder is Zit-Sta. Ontdek hun getuigenis over de groeimogelijkheden voor gezonde kantoorinrichting dankzij as-a-service.
Minder eenvoudig voor aanbieders, maar wel meer vrijheid
Een functionele omschrijving is in feite exact het tegenovergestelde van een gedetailleerde technische specificatie. Je zou verwachten dat de nieuwe manier van aankopen nog uitgebreider gedetailleerd wordt, maar zo’n functionele specificatie kan net heel algemeen, kort en bondig zijn. Daarmee vertrouwt de opdrachtgever ook meer op de kennis en het beoordelingsvermogen van de aanbieder.
Dat maakt de oefening en prijszetting niet zozeer gemakkelijker voor aanbieders, maar de extra vrijheid is een goede zaak. Het aankoopproces is in 2022 een stuk minder rigide.
4 shifts vanuit een aankoopperspectief
De voorbije twee jaar is het klassieke aankoopproces dus haast ongemerkt geëvolueerd. Hier zijn de 3 andere grote trends naast de shift naar functioneel specifiëren:
Meer informatie over flexibele financiering vindt u hier.
