Workplace - 30.06.2020

Employee choice : Que faire lorsque vos collaborateurs souhaitent choisir leurs propres équipements IT?

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Attirer et fidéliser les talents : deux défis de premier ordre pour bon nombre d’entreprises actuelles. La guerre des talents fait rage sur le marché du travail composé d’un tiers de millennials. Catherine Sterck, Managing Director Products & Solutions Belux, évoque trois tendances marquantes amenées par ce groupe cible, l’importance croissante d’Employee Choice et le rôle des équipements IT dans un tel programme.

Le désir de libre arbitre

Il faut savoir que les millennials dominent le marché du travail et sont beaucoup plus sensibles à la technologie utilisée que les générations précédentes. Ils attendent plus d’autonomie et de liberté de choix que leurs prédécesseurs. Cette envie de pouvoir choisir est une première tendance. Les millennials sont d’ailleurs au cœur de notre parcours d’“userisation” : nous sommes convaincus qu’en tant qu’utilisateurs finaux, ils détiennent la clé du succès de la transformation numérique. 

Les millennials sont au cœur de notre politique d’userisation. Ils détiennent la clé du succès d’une transformation numérique.

Pour eux, l’utilisation d’un appareil est plus importante que sa possession. En effet, 74 % des travailleurs indiquent préférer leur appareil professionnel à leur appareil personnel. En leur permettant d’utiliser les outils et la technologie qu’ils préfèrent, vous gagnerez plus rapidement leurs faveurs.

Travailler partout, à tout moment

Du reste, nous constatons que la mobilité est devenue une priorité. Plus d’un tiers des travailleurs travaillent régulièrement depuis différents endroits. Au début de la crise du coronavirus en Belgique, on a pu observer une différence frappante entre les organisations qui prêtent attention à la numérisation et celles qui ne s’y consacrent pas ou peu. Le premier groupe a réagi avec beaucoup plus d’agilité à un environnement en pleine évolution et en a sans aucun doute récolté les fruits. Pensez par exemple aux universités, pour lesquelles il a immédiatement semblé évident de permettre aux étudiants de suivre les cours à distance.

Satisfaction, créativité et productivité

De plus, nous constatons que les collaborateurs qui choisissent leur propre package d’outils et de technologies sont plus épanouis, plus créatifs et plus productifs. Il s’agit d’une troisième tendance qui découle des deux précédentes. De nombreuses organisations saisissent cette évolution, à juste titre, comme une énorme opportunité. Les services des RH ont déjà pris conscience des deux autres tendances, à savoir la sensibilité à la technologie et le travail mobile.

Les collaborateurs qui peuvent composer leur propre package d’outils et de technologies sont plus épanouis, plus créatifs et plus productifs.

Comment les organisations peuvent-elles s’adapter ?

Mais comment transformer, en tant qu’organisation, ces tendances en actions ? Et à quel département en attribuer la responsabilité ? « De nombreuses organisations ont déjà rassemblé les pièces du puzzle. Ainsi, nous constatons que dans 49 % des organisations, les collaborateurs choisissent eux-mêmes leur smartphone. Cette liberté de choix s’inscrit souvent dans un plan cafétéria.

Le plan cafétéria, soutenu ou non par un budget Employee Choice, constitue en effet la solution la plus intéressante et efficace sur le plan fiscal.

Grâce à un plan cafétéria comprenant des appareils ICT de haute qualité (iPad, iPhone, MacBook), il est parfaitement possible pour les collaborateurs d’utiliser les technologies dernier cri pour travailler de manière sûre et confortable à la maison, à n’importe quel moment. »

Mais lorsque les départements concernés se réunissent pour discuter de la mise en œuvre et de la gestion de ce système, de nombreuses questions surgissent et restent sans réponse.

Les obstacles du département RH

Il y a tout d’abord les services des ressources humaines, qui s’inquiètent principalement pour la gestion. Lorsque chaque collaborateur choisit ses propres appareils, tout semble soudain plus compliqué à gérer. De plus, il s’agit d’un service physique. Contrairement aux autres avantages du plan cafétéria, cela implique donc des questions de processus : que faire si l’appareil ne fonctionne pas correctement, si l’écran se brise ou si l’utilisateur demande une assistance ? Comment se déroule la livraison et que se passe-t-il au terme de la durée de vie ?

Les défis du département IT

Une solution évidente consisterait à confier la question du libre choix des appareils au département informatique. Mais les responsables IT s’interrogent à leur tour sur l’efficacité et la sécurité. Les collaborateurs veulent travailler où ils veulent, quand ils veulent, et utiliser leur appareil au bureau comme en privé, ce qui soulève des questions complexes en matière de sécurité.

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Par ailleurs, ils se demandent comment différents systèmes d’exploitation peuvent être utilisés côte à côte. Par exemple, une étude montre que si les collaborateurs pouvaient choisir leurs appareils aujourd’hui, 72 % d’entre eux choisiraient un Mac. On observe la même tendance au niveau des smartphones : 75 % choisiraient l’iPhone. Bien entendu, ces préférences doivent être conciliées avec les systèmes d’exploitation Windows qui sont souvent déjà implémentés. Et c’est précisément cette intégration qui représente un casse-tête pour beaucoup de responsables IT.

Mais ces inquiétudes sont largement injustifiées. Car tout comme la collaboration entre IT et RH, celle entre Apple et Microsoft s’intensifie actuellement. Microsoft Intune rend possible l’intégration de Mac in Business. En fonction des objectifs de l’entreprise, des couches supplémentaires peuvent être ajoutées pour faciliter l’intégration.

Employee Choice dans la pratique

La banque Belfius, par exemple, a lancé un plan cafétéria en 2014. Entre-temps, ses départements RH et IT ont évolué ensemble vers un programme Employee Choice auquel participent 83 % des collaborateurs. Le résultat principal ? Une intégration harmonieuse des différents besoins IT au sein d’équipes hétérogènes.

Laisser vos collaborateurs choisir eux-mêmes leurs appareils ?

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